TBS faculty and the Aerospace MBA program have been solicited by the leading Spanish newspaper Expansión (most read business newspaper in Spain) to deal with the market trends regarding business trips.
Please find below the answers provided by the faculty. An article written by the journalist Nerea Serrano has been published on 17th of February in Expansión, based on the below document.
1-Breve análisis de por qué, por primera vez, la seguridad se ha priorizado sobre el control de costes.
Por Dr. Christophe Bénaroya, Profesor de Marketing y Director del Aerospace MBA en Toulouse Business School
Siempre ha habido un tipo de riesgos “clásicos” en los viajes hacia determinados países: riesgos alimentarios, enfermedades e higiene, inseguridad de las personas en algunas zonas urbanas, riesgo en los desplazamientos en vehículos de transporte. Estos riesgos están enumerados e identificados claramente según la geografía. Los nuevos riesgos ligados al terrorismo modifican la estabilidad de esta clasificación dado que son riesgos itinerantes mientras que los riesgos “clásicos” estaban previamente localizados y tenían un carácter permanente.
Es cierto que por primera vez la seguridad se ha priorizado sobre el control de costes en los viajes de negocios de las empresas. Son los datos que recoge el último sondeo realizado entre empresas europeas American Express Global Business Travel. Este hecho es consecuencia de que la situación política a nivel mundial es mucho más inestable que hace unos años y que la amenaza terrorista es evidente. Este cambio se ha producido en los últimos cinco años y la mayoría de las grandes empresas están implementando procedimientos de seguridad más rigurosos (seguimiento del viajero). El control de costes ha pasado a un segundo plano, aunque sigue siendo muy importante y actualmente los esfuerzos se están centrando en mejorar los procesos, con una evaluación más exhaustiva de los costes y de la importancia del viaje antes de la reserva.
2- Muchos destinos se han convertido en infranqueables para las empresas por el terrorismo. ¿cómo ha afectado todo esto en la gestión de los viajes de negocios?
Por Dr. Christophe Bénaroya, Profesor de Marketing y Director del Aerospace MBA en Toulouse Business School
Al igual que los turistas miran cada vez más las recomendaciones que hace el Ministerio de Asuntos Exteriores sobre los países a los que no es recomendable viajar, las empresas también son muy conscientes del riesgo que implica viajar a destinos poco seguros, que además se han multiplicado en los últimos años.
La amenaza para algunos países se ha vuelto difusa : antes algunos países estaban claramente identificados como de riesgo, actualmente son conjuntos de zonas específicas en el seno de una o varias regiones que son clasificadas como “de riesgo”. La amenaza por lo tanto se ha extendido a más territorios pero es menos localizable geográficamente.
La amenaza terrorista está afectando notablemente a los viajes de negocios. Según datos de Daily Telegraph, cerca de 250.000 empresas han modificado su manera de hacer negocios, incluyendo los viajes, a causa de la falta de seguridad. Las empresas ahora en general analizan y miran con lupa los destinos a los que tienen que viajar y evalúan los pros y los contras y la importancia del negocio o cliente en cuestión. La frecuencia en los viajes ha variado. Se viaja menos y de forma más selectiva. Y además, se contratan más seguros de viaje, que son ofertados tanto por las empresas gestoras de los vuelos como por las aerolíneas.
Las agencias de viajes en particular señalan como algo cada vez más frecuente la petición por parte de las empresas de realizar reservas de viajes a un mismo destino para varios de sus empleados en vuelos y compañías diferentes tanto en la ida como en la vuelta. Esto es algo nuevo, que no sucedía hace cinco años.
También está sucediendo por motivos de seguridad que algunas empresas impiden que más de X empleados tomen el mismo avión por ejemplo.
Pero la respuesta de las empresas ante esta amenaza es diferente según sus países de procedencia y sus culturas. Por ejemplo, tras los atentados de París de noviembre de 2015, varias empresas japonesas como Canon, Yamaha o Mazda prohibieron a sus empleados desplazarse al país galo. Otra compañía nipona como el fabricante de fibra sintética Toray, que posee una fábrica textil en el oeste de Francia, anunció que mantendría la producción pero que evitaría realizar viajes desde Japón a la zona. Las empresas europeas han adoptado, en general, unas políticas más preventivas. Más que prohibir los viajes a destinos poco seguros, están imponiendo medidas de seguridad a sus empleados como no salir solos en zonas de conflicto, no moverse por zonas alejadas o no hacer siempre el mismo trayecto. La empresa Veolia por ejemplo, establece cada mes una cartografía de los riesgos en el mundo. Cada trabajador, expatriado o directivo en viaje de negocios debe seguir una formación e-learning antes de partir al extranjero. Para los expatriados, el grupo utiliza los servicios de empresas de seguridad especializadas, que vigilan edificios y vehículos.
3-¿Cómo evolucionará estas prioridades (seguridad, control de costes, satisfacción del viajero) en el futuro? ¿qué primará?
Por Dr. Christophe Bénaroya, Profesor de Marketing y Director del Aerospace MBA en Toulouse Business School
Dependerá fundamentalmente de la estabilidad política y económica a nivel mundial y de la evolución de la amenaza terrorista. Sin embargo, la tendencia observada indica que la seguridad seguirá siendo prioritaria por delante del control de los costes. Por lo que respecta a la satisfacción del viajero, la preocupación de las compañías por este aspecto es cada vez mayor y podemos decir que es la tercera prioridad de las empresas. Cada vez más compañías establecen mecanismos para medir la satisfacción de sus viajeros de negocio. Según datos del barómetro de Amex, la mitad de las empresas encuestadas en su sondeo ha establecido mecanismos para medir la satisfacción de sus viajeros de negocio.
Frente a esta evolución, los constructores aeronáuticos, los fabricantes de equipos y los aeropuertos no han permanecido inactivos. Distintas reflexiones y procesos de experimentación se han puesto en marcha para eliminar etapas innecesarias, aportar fluidez al viaje con el objetivo de reducir la ansiedad de los pasajeros sometidos a numerosos controles. El meollo de estas reflexiones consiste en integrar el componente de seguridad en el mismo proceso del viaje en lugar de que aparezca como un elemento perturbador externo a la experiencia del viaje. Un ejemplo: se debate permitir a los viajeros embarcar con sus equipajes.
4- ¿Qué debe tener una buena política de viajes corporativos?
Por Dr. Christophe Bénaroya, Profesor de Marketing y Director del Aerospace MBA en Toulouse Business School
Una buena política de viajes corporativos debe centrarse en seis puntos esenciales:
-Definición de una política de viajes corporativos: La empresa debe definir una política de viajes corporativos que será seguida por los empleados. Se definirán unos estándares a seguir para facilitar el control y mejorar los procesos de negocio.
-Formación de un equipo responsable de esta área: Si la empresa realiza numerosos viajes al año, es muy recomendable que disponga de un equipo encargado de gestionar esta tarea. Todo ello con el fin de establecer cuáles son las mejores formas para organizar la política de viajes (reservas directas o indirectas) según el presupuesto disponible.
-Otorgar autonomía al viajero: El equipo encargado de gestionar los viajes corporativos deberá por un lado buscar la mejor manera de controlar los costes sin olvidar que deber orientar al ejecutivo en su viaje, siempre atendiendo a sus preferencias siempre que estas sean asumibles.
-Mejorar la seguridad del viajero: La seguridad del ejecutivo viajero es esencial. Para ello, la empresa deberá definir estándares que aseguren la integridad del trabajador, eligiendo a socios de confianza (grupos hoteleros, aerolíneas, aseguradoras) que puedan ayudar al viajero en situaciones complicadas (robos, pérdidas, problemas de salud, etc..). En los viajes corporativos, está la denominada “Responsabilidad Corporativa”, que no es otra que el deber de protección, la responsabilidad legal que obliga a las empresas a asistir y proteger a sus trabajadores cuando estos se encuentran en un viaje de negocios.
-Agilizar la gestión del viaje a través de la digitalización de los procesos: La digitalización de los procesos del viaje va a aportar grandes ventajas al viajero como una mayor autonomía y mayor movilidad que hacen que la cadena de gestión del viaje sea mucho más ágil.
-Tener en cuenta el impacto medioambiental de los viajes: Ser conscientes del impacto medioambiental que tienen los viajes. En las políticas de cumplimiento, las empresas están muy pendientes del impacto ecológico de sus viajes (modernidad de las flotas de aviones, modos de gestionar el personal, etc.).
5- ¿Tiene (y, en caso afirmativo, de qué manera) una buena política de viajes un efecto directo sobre la consecución de objetivos en la compañía?
Por Dr. Diana Filipescu, Profesor de International Business en TBS Barcelona
Según datos de Gebta (Guild of European Business Travel Agents), por cada euro invertido en viajes, la empresa puede obtener una media de 12,5 euros en facturación y de 3,8 euros en beneficio. La clave es diseñar una política de viajes acertada y cumplirla, analizando cada partida de gasto.
Bien es cierto que por el hecho de hacer más viajes, la empresa no va a facturar más. Dependerá de lo estratégico de esos viajes, de si se concretan los acuerdos o negocios en esos viajes. Es muy importante que las empresas apuesten por la formación de sus trabajadores en técnicas de Cross Cultural Management, que les ayudará a cerrar acuerdos en países y culturas diferentes. Es imprescindible analizar y evaluar el viaje antes de realizarlo y valorar las posibilidades de éxito del mismo.
6-¿El business travel es un coste necesario sin más o una inversión?
Por Alain Faivre-Dupaigre, director del Master Especializado en Management & Marketing de los sectores Viajes, Hostelería y Turismo en Toulouse Business School
La mayoría de las empresas siguen percibiendo los viajes de negocio como un coste necesario, un gasto necesario para buscar nuevos clientes en el extranjero, más que como una inversión.
Y en este gasto necesario hay conceptos que con la nueva situación mundial se pueden suprimir y otros que no.
Los viajes ligados a tareas funcionales y recurrentes de control y seguimiento de proyectos por ejemplo se han reducido mucho.
Lo que no se ha podido suprimir son los viajes de prospección y negociación, que se mantienen por el valor simbólico del encuentro presencial y para establecer lazos de confianza más sólidos, algo esencial en el desarrollo de los negocios y acuerdos comerciales. También otro tipo de viajes característico de las empresas multinacionales son los relacionados con reuniones internacionales, incentivos, team buildings, que reúnen a los empleados de todas partes del mundo. En este caso, estos gastos son necesarios, y con un retorno de la inversión perfectamente medible y real.
Tampoco se puede prescindir ahora de los seguros ligados a los viajes, cuya contratación no deja de crecer. Según comenta la aseguradora alemana Allianz, desde la Primavera Árabe hay un interés creciente por la contratación de seguros por terrorismo, que Allianz ofrece para otros países que no sean Alemania y Francia mediante una póliza propia del asegurador industrial de Allianz AGCS. Allianz también ha explicado que en las empresas ha aumentado la percepción de riesgos por terror y violencia política. Según la aseguradora, “empresas internacionales que son activas en países políticamente inestables ven amenazados sus valores de capital y también a sus empleados”.
Lo que cada vez miran más las compañías es el retorno de la inversión, analizar si sus viajes corporativos son rentables, si han sacado algún beneficio de los mismos.
7-¿Cómo la tecnología puede ayudarnos a gestionar los procesos de los viajes de negocios?
Por Alain Faivre-Dupaigre, director del Master Especializado en Management & Marketing de los sectores Viajes, Hostelería y Turismo en Toulouse Business School
La tecnología está cumpliendo dos funciones. Por un lado, ayudar a las empresas a reducir los viajes corporativos, pudiendo sustituir las reuniones cara a cara por videoconferencias utilizando herramientas más sencillas como Skype u otros sistemas de videoconferencia más grandes.
Las que deciden realizar los viajes, las nuevas tecnologías permiten a los equipos que gestionan los viajes optimizar los procesos de reservas y poder realizar en tiempo real un seguimiento de los viajes, además de tener un mejor control de los gastos.
A los ejecutivos que viajan, las tecnologías actuales les permiten ser más productivos durante el recorrido, además de entretenerse con una importante oferta de actividades de ocio audiovisual (películas, música, series de televisión, etc..), wifi, baterías de ordenadores más potentes que permiten utilizar dispositivos personales portátiles y móviles. Una vez llegados a su destino, las aplicaciones de geolocalización y sistemas de guías en sus smartphones contribuyen a la satisfacción del viajero, haciendo los desplazamientos en la ciudad o el lugar de destino más fácil, y también aumentando su sentimiento de seguridad.
La automatización de los procesos y la gestión de los viajes desde dispositivos móviles marcarán las tendencias en los próximos años.
